MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN

JUDICIAL

Subactividad Asistencia técnica- ASESOR TÉCNICO PRINCIPAL (ATP)

1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

1.1. El Proyecto EUROsociAL Justicia.

EUROsociAL Justicia es una iniciativa de cooperación técnica Unión Europea

(UE) - América Latina (AL) que forma parte del Programa EUROsociAL y pretende

facilitar el intercambio de experiencias, conocimientos y buenas prácticas entre las

instituciones públicas del sector Justicia de ambas regiones, con el objetivo específico

2

2

de aumentar las capacidades de los responsables institucionales de la formulación,

aprobación y gestión de las políticas públicas judiciales para mejorar la eficacia y la

eficiencia de las mismas en lo que se refiere a la mejora del acceso a la Justicia a los

grupos más desfavorecidos.

Este programa representa una iniciativa política que ha nacido de la convicción

de que es útil compartir las dificultades y los éxitos; que es posible aprender de las

experiencias, aunque pertenezcan a contextos diferentes; que los métodos y las

buenas prácticas pueden transferirse con las oportunas adaptaciones; que las

personas que conciben las políticas y que las administran no pueden sino

enriquecerse de los vínculos intelectuales, profesionales y humanos que establecen;

que las motivaciones, la actitud a la innovación, la productividad y el sentimiento de

ser útiles saldrán reforzados de los contactos que se establecerán entre personas que

viven una problemática similar.

Ello se realizará mediante el intercambio de experiencias entre los países de

las dos regiones sobre las políticas judiciales que fomentan la cohesión social, la

transmisión de elementos de la experiencia y modelos sociales europeos, la creación

de redes y el establecimiento de vínculos personales y profesionales entre las propias

autoridades latinoamericanas y con sus homólogos europeos. EUROsociAL trata de

reforzar políticas, procesos o actuaciones de reforma, en marcha o en preparación,

iniciadas desde los poderes públicos de estos países.

La coordinación de la ejecución del Proyecto se asegura por la Unidad de

Coordinación Ejecutiva (UCE), responsable de su administración ante el Consejo de

Dirección del Consorcio que gestiona el Proyecto, que está liderado por la FIIAPP.

1.2. Antecedentes del Proyecto Piloto.

1. La propuesta para implementar el Programa, inicialmente denominada

“Modelo gestión de calidad y normalización para los despachos

judiciales” en el Poder Judicial, fue aprobada por Corte Plena, en la Sesión Nº

30-2.005, ARTICULO IV, celebrada 3 de octubre de 2005, con lo cual, existe

ya una definición del máximo órgano institucional sobre el tema.

3

3

2. Esta aprobación de la Corte Plena, se constituye en el punto de partida para la

creación de una política pública en materia de gestión integral de calidad que

contribuya a aumentar el grado de cohesión social entre el Poder Judicial y la

sociedad costarricense, buscando favorecer a todos los justiciables, pero en

especial, a los sectores más vulnerables de la población usuaria que se

encuentran en situación de desigualdad. El Programa Regional para la

Cohesión Social en América Latina, Sector Justicia de EUROsociAL, propició la

plataforma adecuada para apoyar este proyecto en la búsqueda de

experiencias comparadas e innovaciones a través del Programa de

“Intercambios de experiencias, conocimientos y buenas prácticas”.

3. Bajo el auspicio del Proyecto EUROsociAL-Justicia, en el año 2006, se realizó

el estudio denominado “Experiencias y buenas prácticas en gestión de calidad

aplicada a la Administración de Justicia, información y transparencia judiciales

y atención al ciudadano”, elaborado por los expertos Santos Pastor y Jesús

Robledo, mediante el cual se realiza una evaluación sobre los resultados de

dinámicas dirigidas a mejorar la calidad en la justicia, como sistemas de

evaluación del desempeño y la definición de indicadores, métodos para reducir

la dilación, la certificación y gestión de calidad total, mejoras de insumos y

procesos. En cuanto a atención al usuario se reflexiona sobre la medición de

la calidad percibida por operadores y usuarios, la asistencia a víctimas, en

particular de violencia doméstica. Las conclusiones de este estudio señalan

que la metodología y el enfoque que subyacen tanto a la certificación como a la

gestión de calidad son de un elevado potencial.

4. Tras el norte de conocer prácticas innovadoras en procesos similares al

pretendido en la rama de gestión judicial de calidad y a efecto de valorar su

posible aplicación a nuestro sistema judicial, se formuló una solicitud de

intercambio de experiencias con Europa y en América Latina ante el Programa

EUROsociAL Justicia, el cual fue aprobado por el Consejo de Dirección de

EUROsociAL, teniendo a Francia, Colombia y Argentina como países

transferentes de la experiencia, visitas de observación y aprendizaje, que no

hubiera sido posible asumir mediante recursos del presupuesto ordinario del

Poder Judicial.

5. La transferencia de experiencias con Francia permitió observar e intercambiar

criterios sobre la definición de indicadores para medir la calidad de las

decisiones de la justicia que ha implementado el Ministerio de la Justicia de

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Francia mediante el Proyecto Pharos; las experiencias del Tribunal de Gran

Instancia de Bobigny sobre el análisis de información estadística para el

establecimiento de metas de disminución en los plazos y su marcado interés en

mejorar la calidad-efectividad de la justicia a través de la búsqueda permanente

de buenas prácticas; los modelos implementados por el Tribunal de Gran

Instancia de París: “Herramienta Secretaría” y “taquillas únicas”, el primero

que con base en estudios estadísticos ha definido los tiempos estimados para

cada una de las tareas del personal auxiliar y el segundo para brindar

información sobre los procesos, los procedimientos y sobre la forma de

establecer las demandas o denuncias; la evaluación de las cargas de trabajo

de los magistrados y la calidad de la motivación de las decisiones

implementados por la Escuela Nacional de la Magistratura; así como la

influencia de la Ley Orgánica en la búsqueda de la calidad en la justicia.

6. Continuando en la misma línea, mediante el intercambio realizado con

Colombia se exploraron las experiencias de los Juzgados Civiles en el proyecto

de innovación y calidad, desarrollado por la Sala Administrativa y los Jueces

de la República; el proyecto del Centro de Servicios Judiciales del Complejo

Penal de Paloquemao, en los Juzgados Municipales y del Circuito de Bogotá;

experiencias en la implementación y certificación de la Norma Internacional de

Calidad ISO 9001-2000 en los Despachos Judiciales de Itagüí y Envigado,

Modelo de Centro de Servicios, organización de Despachos Judiciales, Salas

de Audiencia y Modelo de Gestión; entre otros. En Argentina se visitaron dos

juzgados de Buenos Aires; uno civil y otro laboral. En ambos casos se

analizaron las experiencias desarrolladas en ellas, que culminaron con la

certificación de las normas Isso-9001-2000.

7. Consolidando los resultados de los intercambios de experiencias con Francia,

Argentina y Colombia, se confirma la motivación de diseñar un modelo de

gestión de calidad que aproveche las lecciones aprendidas de esos países en

su recorrido por proyectos similares, a saber: a) Los sistemas de gestión de

calidad y acreditación judicial generan resultados positivos en relación con

productividad, eficiencia, oportunidad y atención al usuario, entre otros; b) Se

presentan dificultades para la replicabilidad de los proyectos piloto debido a la

complejidad del modelo, a los costos involucrados y a los altos estándares de

calidad de tipo jurisdiccional; y c) Existen limitaciones en la aplicación de un

modelo de normalización tan genérico como las Normas Internacionales ISO

5

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9000, el cual es difícil de armonizar con la humanidad y los requerimientos

sociales que demanda el sector justicia. Es una norma operativa sin contenido

jurídico ni constitucional que requiere de alternativas para potenciar sus

fortalezas y dotarla de contenido social.

8. En consecuencia, desde octubre de 2005, el Poder Judicial de Costa Rica se

planteó como desafío crear un “Modelo de Gestión de Calidad y Normalización

para los Despachos Judiciales” específico para el sector justicia, que

promueva el ejercicio de una justicia de calidad en todas las materias e

instancias, el cual, una vez ensayado, evaluado y ajustado, pueda ser

replicable de manera gradual en todos los circuitos y despachos judiciales del

país, así como en otros países de la región, a partir del banco de lecciones

aprendidas resultado de la experiencia costarricense. Un modelo de gestión

de calidad que permita rediseñar las modalidades de trabajo y orientarlas a

generar cuotas de cohesión social a través del mejoramiento de las

condiciones en que los colectivos más desfavorecidos acceden a los servicios

que brinda la Administración de Justicia, a través del afianzamiento de políticas

públicas relacionadas con la calidad en los servicios públicos, germinadas de la

participación activa de los ciudadanos; a través de la promoción de la equidad

y de los derechos sociales básicos, asegurando el acceso a un servicio de

calidad en igualdad de oportunidades.

9. Estos grandes derroteros que nos hemos impuesto sobre la especificidad y

replicabilidad -tanto a nivel nacional como internacional- del “MODELO DE

GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN JUDICIAL” en el

Sector Justicia, tal y como hemos expuesto, nos ha llevado al planteamiento de

un diseño dirigido estrictamente a lograr calidad en la atención del usuario de la

administración de justicia. Un sistema que potencie todos los avances que ha

logrado el Poder Judicial Costarricense en materia de modernización, para que

una vez integrados y organizados en un modelo, puedan ser orientados hacia

la obtención de un servicio público de calidad, que afiance la accesibilidad de

las poblaciones más vulnerables a la justicia asegurando el principio de

equidad en dos dimensiones: en la garantía de derecho tutelado y en el

servicio que se presta. En esta línea y a través de la estandarización de

procesos y su normalización, se pretende que la justicia pueda ser tan

igualitaria que pueda dilucidar la especificidad y especialidad que requiere el

6

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usuario /usuaria más vulnerable, ya sea indígena, mujer, pobre o víctima de

violencia doméstica.

10. Otros retos y desafíos agregados son:

· La sostenibilidad y crecimiento del “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL

DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN JUDICIAL”, así como construirlo

sobre la base del convencimiento de los propios servidores judiciales,

de la sociedad civil y del Estado Costarricense y afianzarlo en una

cultura de cambio que refleje una mayor participación democrática.

· Implantarlo en un Juzgado de Violencia Doméstica y en la Sala

Segunda de la Corte Suprema de Justicia (que tiene su competencia

en el derecho social), a efecto de superar las más exigentes pruebas

tras su paso por una las áreas más sensibles del Judicial y obtener

garantía de que el modelo cumple con estándares que aseguran el

acceso de los ciudadanos a la justicia, en especial a los sectores

sociales más vulnerables.

· Se estima que para lograr un efecto multiplicador y ejemplarizante

en la implantación de una futura acreditación judicial de forma

global, es muy importante tomar en consideración a un órgano de la

cúpula judicial para que realice conjuntamente el piloto de la

acreditación con un Juzgado altamente sensible en su población de

usuarios como lo es el de violencia doméstica.

1.3. Objetivos Generales del Proyecto Piloto.

Con la colaboración surgida entre la Corte Suprema de Justicia de Costa Rica,

el Ministerio de Justicia de Francia, France Coopération Internationale y la FIIAPP, se

pretende desarrollar y ejecutar el Proyecto Piloto en Costa Rica de Modelo Integral de

Gestión de la Calidad Judicial y Acreditación para los Despachos Judiciales. Este

proyecto promueve el ejercicio de una justicia de calidad en todas las materias e

instancias partiendo de una experiencia piloto.

Se pretende un modelo de gestión de calidad que permita rediseñar las

modalidades de trabajo y orientarlas a generar cuotas de cohesión social a través del

mejoramiento de las condiciones de acceso a la Justicia, de los colectivos más

desfavorecidos. La consecución del objetivo se alcanzará a través del afianzamiento

de las políticas relacionadas con la calidad en los servicios públicos, germinadas de la

7

7

participación activa de los ciudadanos, de la promoción de la equidad y de los

derechos sociales básicos así como del aseguramiento del acceso a la Justicia en

igualdad de oportunidades.

El proyecto piloto se desarrollará en dos órganos judiciales: uno perteneciente

a la cúpula judicial, como es la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, con

competencia social. Y en un juzgado altamente sensible en su población de usuarios

como es, un Juzgado de Violencia Doméstica. La selección de estos dos órganos

responde a la voluntad de lograr un efecto multiplicador y ejemplarizante.

1.4. Objetivos Específicos del Proyecto.

Son objetivos específicos del proyecto, los siguientes:

a. Diseñar el “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN

JUDICIAL”, basado en propuestas de una administración de justicia de calidad,

que tome como punto de partida las necesidades expuestas directamente por los

usuarios internos y externos de la administración de justicia, a partir de dinámicas

de participación ciudadana que faciliten la comprensión de sus necesidades y

aseguren el cumplimiento de sus derechos en igualdad de oportunidades y de un

diseño de procesos de calidad afines a todas las materias; que sea replicable a

todos los despachos judiciales del país y adaptable para su posible replicación en

otros países de la región.

b. Elaborar y documentar las Normas de Calidad, así como los medios para su

verificación para ser implantadas y evaluadas, junto con el modelo, en el Juzgado

de Violencia Doméstica de Heredia y en la Sala Segunda de la Corte.

c. Revisar los resultados de la experiencia piloto y realizar ajustes al modelo para la

elaboración de un plan de implantación gradual al resto de despachos del país.

d. Capacitar a los actores clave del proceso a efecto de generar capacidad

institucional para la implantación gradual del modelo.

2. FASES DEL DESARROLLO DEL PROYECTO.

2.1.- FASE 0: MARCO CONCEPTUAL E INSTALACIÓN.

1. Desarrollo del marco conceptual del proyecto

2. Concreción de insumos y estrategias para la gestión del proyecto

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3. Elaboración de una propuesta sobre una estructura organizacional

permanente que será responsable de gestionar la política de calidad.

4. Identificación de grupos judiciales de calidad en el Juzgado de Violencia

Doméstica y Sala Segunda de la Corte.

5. Evento del lanzamiento oficial del proyecto con participación de

representantes del Ministerio de la Justicia Francés y de FCI como

operador del mismo ministerio.

2.2.- FASE 1: RECOLECCION DE INSUMOS INTERNOS Y EXTERNOS.

1. Elaborar y ejecutar una estrategia de participación ciudadana en los Circuitos

Judiciales para la recolección de los insumos necesarios para la construcción

del “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN

JUDICIAL”.

Especificaciones:

La estrategia de participación ciudadana y de los servidores judiciales

consistirá en la realización de 14 Talleres de participación ciudadana de un día de

duración, en distintos partidos judiciales de todo el país. Estos talleres serán

conducidos, entre otros, por el Asesor Técnico Principal ATP y su equipo –formado por

dos ingenieros especializados en sistemas de calidad. También contarán con el apoyo

de los expertos mencionados a continuación en el punto 3 y de tres auxiliares para la

realización de dichos talleres en alianza estratégica con la Contraloría de Servicios, las

Comisiones de Usuarios, los Consejos de Circuito y las Unidades Administrativas

Regionales y debe considerar al menos:

Debe ser altamente participativa e incluir al menos una dinámica por cada

circuito judicial.

Debe demostrar, en su estructura, contenido y forma la intención de hacer

valer las opiniones del usuario y los servidores judiciales de modo

transparente y coherente.

Debe establecer criterios comprensibles y objetivos para las dinámicas de

discusión.

Debe incluir cronograma de trabajo, recursos, responsables y material a

utilizar en las actividades.

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Los métodos de compilación de la información y construcción de soluciones

deben demostrar apertura para obtener propuestas desde perspectivas

distintas a la jerarquía judicial.

Algunos de los métodos para utilizar en las dinámicas de discusión serán:

“lluvia de ideas”, “grupos focales”, conversatorios, y encuestas.

2. Recolectar información interna resultado de prácticas judiciales que hayan

resultado exitosas en su implementación.

Especificaciones:

Paralelo al Banco de Buenas Prácticas del Poder Judicial que ya se encuentra

aprobado y operando, se establecerán los mecanismos para compilar la información

con las propuestas de buenas prácticas mejor calificadas, para que junto con los

resultados de participación ciudadana, se constituyan en insumos básicos del

“MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN JUDICIAL”.

Estas buenas prácticas deben cumplir con requisitos comprobados de:

· Propiciar mayor satisfacción al usuario del servicio de justicia

· Impactar algún punto crítico del proceso judicial

· Eliminación o reducción de la congestión judicial

· Reducción de costos del proceso; entre otros.

3. Intercambio de experiencias con expertos de la Unión Europea sobre normas

de calidad y su relación con el sistema judicial.

Especificaciones:

El equipo del proyecto recibirá como insumo adicional el criterio de cuatro

expertos de la Unión Europea en esta fase:

-2 expertos al menos uno de ellos especializado en sistemas de gestión de

calidad, trabajarán en forma conjunta durante una semana, participando en los talleres

de recolección de insumos, compartiendo sus experiencias y conociendo los avances

de la justicia costarricense. Se harán sesiones de trabajo y el resultado de esta

participación debe quedar plasmado en un documento escrito.

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10

-2 expertos propondrán sugerencias y recomendaciones técnicas al documento

de Bases del Modelo de Normas de Calidad.

4. Procesamiento de la información proveniente de las actividades de

participación ciudadana, las buenas prácticas estudiadas y el criterio de los

expertos participantes en el proceso, con el objetivo de obtener las bases del

modelo de calidad en la justicia.

Especificaciones:

· Analizar y sistematizar información documental y estadística proveniente de los

insumos 1, 2 y 3 e informes de resultado que tengan relación con el objetivo de

este proyecto.

· Diseñar un modelo estructural de ordenamiento de la información sustantiva y

de presentación gráfica de forma transparente e incluyente.

· Definir de forma incluyente y participativa los hitos más relevantes identificados

en ambos procesos (participación ciudadana y buenas prácticas) que será

relevante considerar en el diseño del modelo de Gestión Integral de Calidad.

· Editar la información pertinente y contenerla en formato digital (preferiblemente

en formato HTML), ordenada en diseño gráfico escogido.

· Elaborar un documento que contenga de forma integrada y a modo de memoria

(resumen ejecutivo) del proceso, toda la información relevante sobre las

actividades internas y externas realizadas.

· Elaborar un documento que integrará las “Bases del Modelo de GESTIÓN

INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN JUDICIAL” de conformidad con

la información recabada.

· El ATP será responsable de la redacción de dicho documento junto con su

equipo de expertos técnicos nacionales –ETNProductos

esperados:

Documento “Bases del modelo de gestión de calidad”

Tiempo estimado: 2 meses y una semana

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2.3.- FASE II: DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

1. Diseño de procesos estandarizables necesarios para el “MODELO DE

GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN JUDICIAL” que

considere al menos:

2. Este mapeo procesos será realizado por dos grupos de trabajo en cada una de

las sedes judiciales de implantación del Proyecto Piloto bajo la dirección y

asesoria del Asesor Técnico Permanente –ATP-.

Grupo de Trabajo Juzgado Violencia doméstica de Heredia (6 personas).- 1

experto técnico nacional ETN, juez, técnico en planificación y tres profesionales del

Juzgado.

Grupo de Trabajo de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia (6

personas).- 1 experto técnico nacional ETN, juez, ex secretario y tres profesionales de

la Sala.

Especificaciones:

· Debe realizarse un estudio a los códigos procesales vigentes a efecto de

determinar todos los procesos que sea factible estandarizar en el

“MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN

JUDICIAL”, en cuanto a variables como tiempo y cumplimiento; así como a

otros hitos de control determinados en el proceso.

· Debe tomarse en cuenta el aprovechamiento de las economías de escala,

que permitan potenciar los servicios administrativos centralizados ya

implantados en el Poder Judicial, como notificaciones, archivo, recepción de

documentos y consulta entre otros.

· A modo de referencia, algunos procesos que pueden ser sujetos a

estandarización en las materias de penal, civil, laboral y familia son:

o Recepción y agregado de escritos

o Recepción de la demanda (emplazamiento, admisibilidad, traslado)

o Audiencias (excepción, oposición, conciliación, preliminar)

o Medidas cautelares

o Señalamientos

o Notificaciones

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o Dictado de sentencias

o Recepción de recursos

o Archivo de expedientes

o Trasiego de expedientes entre oficinas

o Préstamo de expedientes

o Fotocopiado de expedientes

Productos esperados:

· Mapeo de procesos vigentes en los despachos sujetos al Plan Piloto recogido

en un Manual de Procesos y Procedimientos

· Procedimientos optimizados.

Tiempo estimado: 1,5 meses.

2.4.- FASE III: DISEÑO DEL MODELO, NORMAS Y MEDIOS DE

VERIFICACIÓN

1. Diseño del “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y

ACREDITACIÓN JUDICIAL”, a partir de los insumos fases I y II.

2. El equipo del proyecto recibirá como insumo adicional el criterio de cuatro

expertos latinoamericanos especializados en gestión de calidad en la Justicia

así como dos expertos de la Unión Europea para la elaboración y redacción del

diseño final del Modelo de Normas de Calidad y métodos para la verificación y

control del cumplimiento de las normas. Asimismo contarán con un equipo

multidisciplinar formado por tres profesionales locales.

El diseño del “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y

ACREDITACIÓN JUDICIAL”, debe partir de principios y políticas ya asumidas por el

Poder Judicial en el marco del proceso de reforma judicial. Se mencionan las más

relevantes que se asocian a este proyecto:

· La justicia como un servicio público e instrumento de desarrollo

humano.

· Accesibilidad.

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13

· La separación de las labores administrativas de las jurisdiccionales.

· Enfoque de no discriminación.

· La oralidad de los procesos judiciales (en las materias en que se

encuentre vigente)

Debe incluir al menos las siguientes actividades:

· Identificación de la situación actual (sin incluir los procesos asociados a

cada materia específica) que incluya: duración y cuellos de botella,

actividades improductivas, factores internos y externos que afectan la

duración de los procesos, fases en las que la gestión podría ser mucho más

eficiente

· Elaboración de los flujos de procesos y procedimientos para el despacho de

calidad.

· Detalle de los procesos, instructivos, manuales de calidad,

responsabilidades.

· Definición de los criterios y métodos para asegurarse de que tanto la

operación como el control de estos procesos sean eficaces.

· Asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para

apoyar la operación y el seguimiento de procesos

3. Normalización / redacción de normas de calidad específicas para el sector

justicia.

· Deberán tomarse de referencia los métodos comprobadamente exitosos en

el sector de servicios1 públicos y privados y en los sectores judiciales que

hayan ensayado prácticas similares, a saber Francia, Colombia y Argentina.

· Deben considerarse los insumos de tres actividades propias de esta fase:

a) criterios de expertos en gestión de calidad durante 10 días hábiles.- 2

provenientes de la Unión Europea y 4 de América Latina b) resultados de la realización

de 2 talleres de Validación para 50 personas, por dos días, y

1 Familia de Normas Internacionales UNE-EN-ISO 9000 (ISO 9000:2000, ISO 9001:2000, ISO 9004:2000 e ISO

19011:2000); el Modelo Europeo de Excelencia (E.F.Q.M.); entre otros.

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14

c) criterio del Equipo Multidisciplinar formado por expertos locales durante 5

días hábiles: un sociólogo, un politólogo y un comunicador.

4. Desarrollo de los métodos para la verificación y control del cumplimiento de las

normas:

· Modo y el lugar que muestre evidencia de que la acción se realiza en la

manera que aparece normada.

· Indicadores para asegurar que el valor agregado de la gestión de

calidad se realiza en un tiempo determinado y con unas garantías

controladas

· Ajustes al Sistema Costarricense de Gestión Judicial

· Diseño de hitos de control

· Documentos de verificación, entre otros

Productos esperados:

· Diseño final del modelo, que incluye Normas y Métodos de Verificación.

Tiempo estimado: 3 meses.

2.5.- FASE IV: PLAN DE IMPLANTACIÓN Y CAPACITACIÓN DE GESTORES

DE CALIDAD.

1. Elaboración del modelo de implantación piloto en el Juzgado de Violencia

Doméstica de Heredia y Sala Segunda de la Corte.

2. Elaboración del programa de capacitación.

· Debe incluir diseño curricular y material didáctico.

3. Capacitación a los actores claves del proceso a través de un Taller de

Capacitación, de dos días de duración, dirigido a 50 profesionales de la rama

judicial.

Este taller será conducido por el ATP y su equipo de expertos ETN.

15

15

· Capacitación sobre gestión de calidad, el modelo del despacho, normas y

medios de verificación.

· La capacitación estará dirigida a todos los actores que componen estructura

del “MODELO DE GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN

JUDICIAL”; así como a los Departamentos que deberán asumir distintos

roles permanentes en el modelo. (Planificación, Recursos Humanos,

Tecnología de Información, Contraloría de Servicios, entre otros)

Productos esperados:

· Plan de Implantación.- Cronograma

· Personal del Juzgado de Violencia doméstica de Heredia y de la Sala

Segunda de la Corte Suprema de Justicia, capacitado para la

implantación del modelo.

Duración estimada:

-0,5 meses (10 días hábiles)

2.6.- FASE V: IMPLANTACIÓN EN LOS DESPACHOS PILOTO Y

RECOPILACIÓN DE LA EXPERIENCIA.

1. Implantación en el Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia y Sala

Segunda de la Corte.

· La implantación en ambos despachos se realizará en ejecución de los

requerimientos establecidos en el Plan de Implantación.

2. Puesta en marcha del modelo. Período de prueba y evaluaciones del grupo

de calidad del despacho del cumplimiento de la norma.

3. Evaluación interna.- Esta evaluación se realizará con recursos humanos

internos bajo la modalidad establecida en el modelo de gestión de calidad. Se

pretende aprovechar estructuras ya institucionalizadas como la Unidad de Control

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16

Interno, la Auditoria Interna, Inspección Judicial, o grupos de jueces capacitados e

integrados para los efectos.

4. Elaboración de una memoria del proyecto piloto.

5. Realización del Seminario de Cierre: "Buenas Prácticas en los Procesos de

Gestión de Calidad y Acreditación Judicial- experiencia Costa Rica". Al objeto de dar

una mayor visibilidad al proyecto se realizará este encuentro de difusión nacional

dirigido a una pluralidad de actores de la sociedad civil -200 personas

aproximadamente- durante una mañana. Con participación al evento de la cláusula,

representantes del Ministerio de la Justicia Francés, de la FIIAPP como líder del

Consorcio Justicia y de la Comisión europea.

Productos esperados:

· Despachos evaluados y certificados.

· Informe Final ATP

Tiempo estimado: 3 meses.

A nivel de indicadores de progreso se espera contar con al menos los

siguientes resultados: 1) Catorce actividades de participación ciudadana realizadas en

los principales circuitos judiciales con representantes de la sociedad civil, servidores

judiciales, víctimas, grupos vulnerables, universidades, abogados litigantes, entre

otros; 2) Banco de información con los resultados de las experiencias de participación

ciudadana, procesado y sistematizado; 3) Mapeo de procesos afines a todas las

materias, secuencias e interacciones,; 4) Normas de calidad genéricas y procesales;

5) Herramientas de control y verificación, debidamente elaboradas.; 6) Sistema de

gestión de despachos judiciales fortalecido con los medios de control e indicadores de

calidad; 7) Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia y Sala Segunda de la Corte,

debidamente implantado con el nuevo modelo de gestión de calidad y 8) Evaluación,

verificación formal en el Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia y Sala Segunda

de la Corte.

3.- CRONOGRAMA DEL PROCESO

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17

La actividad deL proyecto Piloto Modelo de Gestión Integral de Calidad y

Acreditación Judicial, tendrá el siguiente cronograma.

18

18

FASE DESCRIPCIÓN DURACIÓN

(MESES)

INICIO FIN

0 MARCO CONCEPTUAL E

INSTALACION.

Proyecto

aprobado en

junio de 2008

por el

Consejo de

Dirección.

Lanzamiento

en marzo 09

MARZO 09

1 RECOLECCION INSUMOS

INTERNOS Y EXTERNOS

2 JUNIO 09 AGOSTO 09

2 DISEÑO PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

1.5 AGOSTO 09 SETIEMBRE 09

3 DISEÑO DE MODELO,

NORMAS Y MEDIOS DE

VERIFICACIÓN

3 SETIEMBRE 09 DICIEMBRE 09

4 PLAN DE IMPLANTACIÓN

Y CAPACITACIÓN DE

GESTORES DE CALIDAD

0.5 ENERO 10 ENERO 10

5 IMPLANTACIÓN Y

RECOPILACIÓN DE LA

EXPERIENCIA PILOTO

FINALIZACION OFICIAL

DEL PROYECTO

3 FEBRERO 10

ABRIL 10

Evento de

finalización

oficial

TOTAL 10

19

19

4.- PERFIL BÁSICO DE EXPERIENCIA PARA

POTENCIALES EXPERTOS/AS

Formación, experiencia y habilidades:

· Ingeniero o Administrador de Negocios, preferiblemente con un grado de

doctorado.

· Formación en sistemas de gestión de la calidad, conocimiento de Normas ISO,

dominio de técnicas estadísticas: gráficos de control, box-plot, Pareto y otros.

· Amplia experiencia en supervisión de personal.

· Gran capacidad de liderazgo.

· Amplia experiencia académica como docente a nivel de post grado en

universidades o entidades académicas de enseñanza superior con amplio

reconocimiento nacional

· Amplia experiencia en materia de gestión de calidad y temas afines

· Dominio del Idioma Inglés

Características de la contratración:

· Contrato de prestación de servicio, de una duración de diez meses, no

renovables.

· El contratado deberá gozar de un seguro médico vigente cancelado por él

mismo.

· Equivalente medio tiempo. Un mínimo de cuatro horas diarias y un máximo de

cinco.

· El contrato es de Servicios Profesionales.

20

20

5.- OBLIGACIONES GENERALES.

La asistencia técnica es contratada por el Centro de Cooperación para América

Central de la Embajada de Francia – CCCAC, el cual recibió una delegación de

créditos de parte de FCI y asume la gestión administrativa, logística y financiera de

una parte del Proyecto GICA.

El/la experto/a llevará a cabo las funciones encomendadas en los presentes

términos de referencia leal e imparcialmente y de acuerdo con las mejores prácticas

profesionales.

El/la experto/a mantendrá completa independencia respecto a individuos,

organizaciones y gobiernos, respetará las leyes y reglamentos en vigor en el país de

ejecución del contrato y observará la más estricta neutralidad respecto a puntos de

vista y opiniones, especialmente en el terreno político y religioso, en vigor de los

países en los que ejecutará el contrato.

El/la experto/a no podrá divulgar, ni utilizar en provecho propio o en provecho

de terceros, las informaciones que pudiera recibir en relación con la ejecución del

contrato.

El CCCAC y el GICA y el Poder Judicial se reservan los derechos de

explotación, divulgación, distribución, comercialización y reproducción total o parcial

del contenido de los informes, estudios y demás documentos o trabajos (en cualquier

formato) contemplados como productos de esta Asistencia Técnica.

El/la experto/a proporcionará al CCCAC y al GICA cualquier información

relacionada con la ejecución del contrato que éste pudiera razonablemente solicitar.

6.- COORDINACIÓN, SUPERVISIÓN E INFORMES

El/la experto/a deberá coordinar sus actividades con las instituciones

involucradas en la realización de la actividad.

21

21

El/la experto/a contratado/a será supervisado/a por GICA.

El/la experto/a contratado/a será responsable de la elaboración y presentación

oportuna a GICA de los productos citados.

El/la experto/a contratado/a tendrá que realizar las tareas señaladas en Costa

Rica y, eventualmente, en el país que se asigne para presentar el informe final u otro

eventual.

5.1.- Derechos y obligaciones del CONTRATISTA

1. En ningún caso EL CONTRATISTA será considerada personal laboral del

CCCAC, FCI, ni de la FIIAPP, ni de la Comisión Europea, ni del Poder

Judicial, de manera que sus derechos y obligaciones serán, única y

exclusivamente, los expresamente recogidos en el contrato.

2. EL CONTRATISTA se responsabiliza del pago de los impuestos que le

sean aplicables, exonerando al CCCAC, FCI, GICA y Poder Judicial de toda

responsabilidad derivada del incumplimiento de sus obligaciones fiscales.

3. EL CONTRATISTA declara estar asegurado (a) contra los riesgos de

accidente, enfermedad y cualquier otra eventualidad, y exonera al CCCAC,

FCI, GICA y Poder Judicial de toda responsabilidad al respecto.

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6.- MONTO DEL CONTRATO

PRESUPUESTO

(VALORES EXPRESADOS EN EUROS).

MONTO

Honorarios asistencia técnica (brutos):

15.000

TOTAL (cada experto) 15.000

7.- FORMA DE PAGO DE LOS SERVICIOS

PROFESIONALES DEL CONTRATISTA

El pago de los honorarios se hará efectivo según la realización de las

actividades-tareas y presentación de los productos correspondientes descritos en el

Contrato de Servicios Profesionales.

En el caso del Asesor Técnico Principal sus honorarios serán abonados de la

siguiente manera:

A) DOS MESES de honorarios al finalizar la primera etapa del proyecto,

denominada “Recolección de Insumos Internos y Externos”; para un

total de TRES MIL EUROS. Por ello, el Asesor Técnico principal se obliga

a presentar al Gestor del GICA un informe de los avances logrados de los

14 talleres de participación ciudadana, de la forma y resultado en la

compilación e información y construcción de soluciones para obtener las

respuestas requeridas en este proyecto. Además de una compilación e

información y construcción de soluciones para obtener las respuestas

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requeridas en este proyecto, denominado “Bases del Modelo de Gestión

Integral de Calidad y de Acreditación Judicial”. También tendrá que

incluirse esta información en diseño grafico y formato digital (HTML). Así

como el documento que contenga en forma integrada y a modo de

memoria (resumen ejecutivo) de este documento.

B) DOS MESES DE HONORARIOS, sea la suma de TRES MIL EUROS,

terminada la segunda fase del proyecto denominado “Diseño de

Procesos y Procedimientos”, contra presentación del producto

esperado en esta fase sea el mapeo de procesos vigentes en los

despachos sujetos al plan piloto recogido en un “Manual de Procesos y

Procedimientos”.

C) Sesenta días después del primer pago durante la tercera fase del

proyecto piloto denominada “diseño del modelo, normas y medios de

verificación” se pagará la suma de TRES MIL EUROS, sea dos meses

de honorarios profesionales, contra la presentación de un documento que

indique el avance en la Normalización / redacción de normas de calidad

específicas para el sector justicia; en el desarrollo de los métodos para la

verificación y control del cumplimiento de las normas; y el Diseño final del

modelo, que incluye Normas y Métodos de Verificación.

D) Terminada la cuarta fase denominada “Plan de Implementación y

Capacitación de Gestores de Calidad” se pagará nuevamente dos

meses de honorarios profesionales, sea suma de TRES MIL EUROS,

contra Elaboración de un plan de implantación y su cronograma de

capacitación en el Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia y en la

Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia.

E) Terminada la quinta fase denominada “Implementación de los

Despachos Piloto y Recopilación de la Experiencia” se cancelará

TRES MIL EUROS. El ATP estará obligado a presentar un informe de

detallado al Gestor del Proyecto GICA del avance en la implementación

en el Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia y en la Sala Segunda

de la Corte Suprema de Justicia. A realizar evaluaciones del grupo de

calidad del despacho del cumplimiento de la norma; una evaluación

interna. Además deberá entregar una memoria del proyecto piloto y

deberá realizarse con su participación un Seminario de Cierre: "Buenas

Prácticas en los Procesos de Gestión de Calidad y Acreditación Judicial24

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experiencia Costa Rica". Con el objeto de dar una mayor visibilidad al

proyecto se realizará este encuentro de difusión nacional dirigido a una

pluralidad de actores de la sociedad civil -200 personas

aproximadamente- durante una mañana. Con participación al evento de la

cláusula, representantes del Ministerio de la Justicia Francés, de la

FIIAPP como líder del Consorcio Justicia y de la Comisión europea.

Además tendrá que entregar el producto esperado que son Despachos

evaluados y certificados e Informe Final al Gestor del Proyecto GICA.

Amén de la presentación de cierre que pueda hacerse fuera del país.

Todo pago se efectuará, contra factura (o memoria) que deberá expedirse a

nombre de la Embajada de Francia - CCCAC, o la entidad que se le indique, con

cheque o mediante transferencia bancaria, en el caso que tenga una cuenta en el

banco BAC San José, a la cuenta que, a estos efectos, EL CONTRATISTA indique. Y

una vez que el GICA apruebe los documentos que debe entregar el Asesor Técnico

Principal (ATP)

Los gastos de movilidad correrán a cargo del proyecto, según las normas

contempladas en el mismo, previa aprobación de los mismos por la UCE.

El/la experto/a deberá gozar de un seguro de asistencia médica que él o ella

deberá cancelar personalmente. Se reitera que ni el CCCAC, ni FCI, ni GICA están

obligados a cancelar la póliza. Todo costo por seguros correrá bajo la responsabilidad

de el/la experto/a.

Si el producto de esta asistencia técnica no ha sido cumplido a satisfacción del

CCCAC, FCI o del GICA a la fecha de vencimiento del contrato, el/la experto/a tendrá

el derecho a reembolso de todo o parte de los pagos efectuados en la medida que las

partes ya concluidas del producto sean utilizables y suficientes.

No obstante lo anterior, aún cuando la prestación de servicios por del

CONTRATISTA excediese la duración antes señalada, ello no supondrá la extensión o

renovación del contrato, ni tampoco dará derecho EL CONTRATISTA a percibir

cantidad adicional alguna.

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El contrato será automáticamente resuelto si, en el plazo de 15 días desde la

firma del mismo, se produjese la enfermedad, ausencia o cualesquiera otra causa que

imposibilite al CONTRATISTA para el ejercicio de sus funciones.

8.- MODIFICACIONES

Cualquier modificación que una de las partes desee realizar en el contrato,

requerirá el mutuo acuerdo de las Partes.

9.- DERECHOS DE EXPLOTACIÓN

Se reitera que el CCCAC, FCI y GICA se reservan los derechos de explotación,

divulgación, distribución, comercialización y reproducción total o parcial del contenido

de los informes o trabajos realizados por EL CONTRATISTA.

10.- IDIOMA

Todos los informes y documentos que el equipo entregará estarán

obligatoriamente escritos en español.

11.- FORMATO Y NÚMERO DE EJEMPLARES

El contratista entregará los informes en dos ejemplares en forma impresa (DIN

A4) y en fichero informático (WORD, EXCEL). Así como en formato digital HTML.

En prueba de conformidad, ambas Partes firman por duplicado en la fecha y

lugar expresados en el encabezamiento del contrato.

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12.- PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS

Los/as interesados/as pueden enviar hasta las 24 horas del día 27 de mayo de

2009 sus hojas de vida por correo electrónico a indicando en el

asunto del mensaje la referencia arriba indicada.