Cassullo, Raquel Alejandra
Anteproyecto de organización y gestión de la
oficina de gestión judicial de la circunscripción
judicial Nº 3
Anuario de la Facultad de Ciencias Económicas del Rosario Vol. IX, 2013
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Cassullo, R. A. (2013). Anteproyecto de organización y gestión de la oficina de gestión judicial de la circunscripción
judicial Nº 3 [en línea], Anuario de la Facultad de Ciencias Económicas del Rosario, 9. Disponible en:
http://bibliotecadigital.uca.edu.ar/repositorio/revistas/anteproyecto-organizacion-gestion-oficina.pdf [Fecha de
consulta:..........]
Anteproyecto de Organización y Gestión de la Oficina de
Gestión Judicial de la Circunscripción Judicial Nº 3
Lic. Raquel Alejandra Cassullo23
Resumen: A partir de la vigencia del nuevo
Código Procesal Penal de la Provincia, y la
consecuente reforma de la estructura,
organización y funciones tanto del fuero penal
como los Ministerios Públicos de la acusación y
defensa, en este trabajo se describe el
organigrama básico de una oficina de gestión
judicial, sus diferentes áreas y funciones
principales, los aspectos presupuestarios, la
infraestructura, el personal y los recursos
tecnológicos necesarios para su eficaz
desenvolvimiento.
Palabras clave: Poder Judicial, organización,
procedimientos, recursos técnicos, recursos
económicos
1. DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA (VER ANEXO 1)
El Organigrama propuesto es una Estructura de Autoridad Funcional (cabe
aclarar que los entegramas describen puestos de trabajo y funciones, no
personas físicas) donde se describen niveles de dirección en base a la toma de
decisiones. Para los altos mandos las decisiones serán no programadas ya que
se encontrarán en un escenario de incertidumbre y riesgo, mientras que para
los mandos medios las decisiones que tendrán que tomar serán programadas,
los mismos se encontrarán en un escenario de certeza. Con ese objetivo se
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plantea la necesidad de la elaboración de un Manual de Procedimientos. En
los puntos siguientes se describirán los procedimientos más importantes para
explicar el flujo de trabajo, que no es más que la sumatoria de todos los
procedimientos que deberá gestionar esta OGJ.
La DOGJ tendrá a su cargo directamente:
• La integración del Juez o los Jueces que deban participar en cada una
de las etapas del proceso por sistema de sorteo o similar, y la
permanente asistencia a Magistrados y Funcionarios.
• Responsable Jurisdiccional que tendrá a su cargo las siguientes áreas:
- Área de Gestión Administrativa a su vez realiza las siguientes
tareas:
o Unidad de Armado y Gestión de Causas, deberá ir
armando el expediente en papel y controlar que se
encuentren ordenados, foliados, etc.
o Unidad de Sala de Audiencias, verificará ante una
solicitud de audiencia la disponibilidad y su
preparación.
o Unidad de Mesa General de Entradas y Atención al
Público, recepcionará toda la documentación que no
pueda ser remitida vía electrónica a las distintas
reparticiones de los Tribunales. Recepcionará todas
las consultas de la comunidad sobre el
funcionamiento de los Tribunales.
o Unidad de Efectos Secuestrados, tendrá a su cargo la
guarda de los mismos.
o Unidad de Archivo Papel
- Área de Comunicaciones, se encargará de recepcionar y
despachar las notificaciones solicitadas.
• Área de Coordinación que tendrá a su cargo
- Unidad de RRHH que se encargará del reclutamiento y la
capacitación de todos los operarios del sistema, en su caso
podrá desarrollar otras tareas de personal.
- Unidad de Tesorería que se encargará del pago a proveedores,
fondo fijo, etc.
- Unidad de Contaduría que se encargará de la ejecución del
presupuesto, registraciones contables, etc. Tendrá a su cargo
los pedidos de mantenimiento del edificio y de las compras de
insumos y materiales para el desarrollo de la actividad del
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Tribunal.
- Informática tendrá por tarea:
o Llevar el registro de estadísticas, con el fin de la
retroalimentación del sistema de gestión para la
corrección inmediata del procedimiento deficiente y
como forma de control permanente de la eficiencia
del sistema. Además de los datos estadísticos que los
Magistrados quieran incluir.
o La planificación y programación de los
procedimientos y equipamiento a implementar en
todas las áreas de la OGJ y de todas las
dependencias, la gestión del sistema informático y
técnico, y asistencia permanente a los operadores de
la OGJ y de todas las dependencias que resulten
usuarios de mismo.
o El control periódico de todos los procedimientos y
equipos (mantenimiento de software y hardware) y
calidad del servicio prestado como herramienta para
corregir desvíos de los procedimientos.
2. PROCEDIMIENTO DE SORTEO PARA DESIGNACIÓN DE JUEZ
(VER ANEXO 2)
La Fiscalía, ya sea previa denuncia en comisaría o no, toma conocimiento de
la causa y emite el reporte correspondiente a los efectos de notificar al
responsable de la DOGJ con respecto a la misma, a los efectos que proceda al
sorteo de él/los Magistrados correspondientes.
La DOGJ recibe el reporte de Fiscalía y procede al sorteo de él/los
Magistrados, elaborando un informe para notificar a el/los Magistrados.
El/los Magistrados reciben la notificación del sorteo, quedando en espera la
aceptación de la misma. En este caso puede que exista o no aceptación. Si
hay aceptación se notifica a la DOGJ.
La DOGJ notifica a la Fiscalía para informar él/los Jueces que participarán en
la causa, y a su vez informa al Responsable Jurisdiccional para que tome
conocimiento del inicio de la causa y habilite la agenda de él/los Magistrados
intervinientes.
Si la respuesta de el/los Magistrados fuera de no aceptación, se enviará un
informe a la DOGJ para que se realice un nuevo sorteo.
Para el caso de los Jueces de Cámara el procedimiento será el mismo.
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2.1. SISTEMA DE SORTEOS
Se propone que los sorteos se realicen por medio de un sistema informático en
base a una matriz compuesta por variables que se irán actualizando
permanentemente a medida que se ponga en funcionamiento el nuevo Sistema
Procesal Penal.
Alguna de esas variables son:
• Cantidad de casos asignados por Juez y sin resolución.
• Cantidad de casos asignados por Juez con el mismo tipo de delito a
sortear.
• Ponderación de penas máximas correspondientes a los tipos de
delitos y cantidad de casos asignados.
• Licencias de Jueces.
• Otras variables que surjan en función de los criterios de Jueces y
Funcionarios.
De esta forma se propone que a través del sorteo informatizado se asignen las
causas de una manera totalmente equitativa entre todos los Jueces
intervinientes.
3. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE AUDIENCIA (VER ANEXO
3)
La Fiscalía solicita pedido de audiencia emitiendo un reporte al Responsable
Jurisdiccional.
El Responsable Jurisdiccional asigna día y hora de la audiencia emitiendo una
notificación por quintuplicado.
Desacopla:
• Envía a la Unidad de Armado y Gestión de Causas el original de la
notificación, a fin de poner a disposición el expediente y demás
elementos para el desarrollo de la audiencia, emitiendo la misma un
recibo por duplicado.
• Envía a la Unidad de Sala de Audiencias el duplicado de la
notificación, a fin de que ésta prepare una sala para el tipo de
audiencia requerida, emitiendo la misma un recibo por duplicado.
• Envía a la Unidad Mesa General de Entradas y Atención al Público el
triplicado de la notificación, a fin de poner a disposición de los
participantes de la audiencia y al público en general la información
necesaria para que las audiencias se realicen en tiempo y forma,
emitiendo la misma un recibo por duplicado.
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• Envía a Sorteos y Atención a Magistrados el cuadruplicado de la
notificación, a los efectos de informarles a los Magistrados como se
irá desarrollando su agenda diaria, emitiendo la misma un recibo por
duplicado.
Queda en archivo transitorio en Responsable Jurisdiccional el reporte de
Fiscalía y el quintuplicado de la notificación a los efectos de posteriores
controles.
La Unidad de Armado y Gestión de Causas desacopla la documentación
archivando definitivamente la notificación recibida desde Responsable
Jurisdiccional y el duplicado del recibo emitido, enviando el recibo original al
Responsable Jurisdiccional para su control.
La Unidad de Sala de Audiencias desacopla la documentación archivando
definitivamente la notificación recibida desde Responsable Jurisdiccional y el
duplicado del recibo emitido, enviando el recibo original al Responsable
Jurisdiccional para su control.
La Unidad de Mesa General de Entradas y de Atención al Público desacopla
la documentación archivando definitivamente la notificación recibida desde
Responsable Jurisdiccional y el duplicado del recibo emitido, enviando el
recibo original al Responsable Jurisdiccional para su control.
Sorteos y Atención a Magistrados desacopla la documentación archivando
definitivamente la notificación recibida desde Responsable Jurisdiccional y el
duplicado del recibo emitido, enviando el recibo original al Responsable
Jurisdiccional para su control.
El Responsable Jurisdiccional efectúa el control de los recibos originales de
Sorteos y Atención a Magistrados y de las distintas Unidades, y se asegura
que todos hayan tomado debida nota de la audiencia.
Genera un informe por duplicado con los datos de la audiencia, el original lo
envía a Fiscalía. Efectúa el archivo definitivo del reporte, el quintuplicado de
la notificación, los recibos originales de Sorteos y Atención a Magistrados y
de las distintas Unidades y el duplicado del informe final generado.
Aclaración: en el caso de que en la audiencia solicitada por la Fiscalía
no se necesitara la presencia del Juez asignado a la causa, la
notificación por cuadruplicado no será emitida.
4. PROCEDIMIENTO AREA DE COMUNICACIONES (VER ANEXO 3)
Se recibe la correspondencia de la Fiscalía en la Unidad Recepción, en dicha
Unidad se clasifica la misma dando origen a dos tipos de correspondencia
Notificaciones (cartas, etc.)
Citaciones (comparecencia)
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Elaborando Comprobante Interno de Citaciones.
Las CITACIONES son enviadas junto al Comprobante Interno de Citaciones
desde la Unidad de Despacho quien se encargará, además, de emitir un
informe por duplicado desacoplando la documentación de la siguiente forma:
• El original del informe elaborado y los originales de las citaciones, se
envían a la comisaría correspondiente.
• El duplicado del informe elaborado y el Comprobante Interno de
Citaciones queda en archivo transitorio en la Unidad de Despacho.
Las comisarías respectivas elaboran un informe preliminar que deberán enviar
a la Unidad de Despacho, quien previo control con la documentación en
archivo transitorio, consultará si la audiencia continúa su curso o no.
Las NOTIFICACIONES existentes en la Unidad de Recepción se envían
Unidad de Despacho, quien las clasificará y las enviará por correo, oficial
notificador, vía electrónica al exterior u otro medio.
5. TIPO DE AUDIENCIAS QUE SE DEBERAN GESTIONAR
Surgen del Nuevo Código Procesal Penal Ley Nro. 12.734 las siguientes
audiencias y actos procedimentales que la OGJ deberá gestionar:
• Audiencias Orales (Art.127, 224, 225).
- Actores involucrados: El Juez, el Fiscal, Defensor, en su caso
el querellante, el imputado.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, etc.
• Tratamiento especial para menores de edad (Art.160)
- Actores involucrados: Equipo multidisciplinario establecido
por la Corte Suprema de Justicia o Equipo de profesionales o
personas de manifiesta idoneidad.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, además de los recursos materiales
y edilicios para llevar a cabo el ambiente adecuado como por
ejemplo la denominada “Cámara Gesell”.
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• Reconocimiento de personas (Art.194).
- Actores involucrados: el imputado y tres o más personas que
compondrán la fila de reconocimiento, el reconociente, el
Fiscal y Defensor, eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario
para este procedimiento en donde el reconociente no debe ser
visto por las personas que integran la fila de reconocimiento,
equipamiento informático, etc.
• Interrogatorio previo al reconocimiento (Art.195)
- Actores involucrados: el reconociente, el Fiscal y Defensor,
eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático.
• Reconocimiento por fotografías (Art.198).
- Actores involucrados: el reconociente, el Fiscal y Defensor,
eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición del material
fotográfico o de videoimagen necesario para este
procedimiento
• Otras medidas de reconocimientos (Art.201)
- Actores involucrados: el reconociente, el Fiscal y Defensor,
eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
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• Reconocimiento de cosas (Art.202)
- Actores involucrados: el reconociente, el Fiscal y Defensor,
eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de la cosa objeto de
reconocimiento si la misma se encuentra en la unidad de
efectos secuestrados tal como se propone en el organigrama
de la OGJ.
• Careos (Art.203 y 204)
- Actores involucrados: víctima, testigo o imputado, el Fiscal y
Defensor, eventualmente el Juez IPP.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Audiencias imputativas (Art.274, 281)
- Actores involucrados: Juez IPP, Fiscal, imputado, Defensor,
querellante si correspondiere.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Audiencias Preliminares (Art.296).
- Actores involucrados: Juez IPP, Fiscal, imputado, las partes.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Audiencias. Debate (Art.307, 309, 322)
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- Actores involucrados: Jueces que integran el Tribunal,
Secretario del Tribunal, el Fiscal, el querellante, el imputado,
la defensa.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Procedimiento abreviado. Declaración del imputado (Art.342)
- Actores involucrados: Jueces que integran el Tribunal, el
Fiscal, el imputado y la defensa.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Juicio por delito de acción privada. Audiencia de conciliación
(Art.356)
- Actores involucrados: Juez , las partes y sus respectivos
letrados
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
• Procedimiento para la reparación del daño. Audiencia y
Pronunciamiento (Art.369)
- Actores involucrados: Jueces que integran el Tribunal,
Secretario del Tribunal, las partes.
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
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• Procedimiento de Hábeas Corpus. Audiencia y resolución (Art.377)
- Actores involucrados: Juez, amparado, la defensa
- Recursos Humanos: Auxiliares de sala que asistirán
administrativamente durante el acto a los Magistrados y
Funcionarios intervinientes, personal de seguridad.
- Recursos Materiales: Sala equipada con mobiliario necesario,
equipamiento informático, disposición de los medios
necesarios para este procedimiento.
Indicadores de Gestión
• Estadísticas históricas y actuales
• Estandarización de procedimientos (Normas ISO 9000) para poder
armar un calendario de disposición de sala, ya que las audiencias
tienen distintos plazos para su concreción. Deberá medirse el tiempo
aproximado para cada tipo de audiencia y ponderar los tiempos
máximos para la utilización de las salas.
6. POLITICA COMUNICACIONAL
La política comunicacional debe ser de transparencia de todos los actos
procesales hacia la comunidad, profesionales del derecho y medios de
comunicación.
El modo de comunicarse con la comunidad debe ser abierto, por ejemplo vía
página web, a toda persona que quiera saber la sentencia de una causa, o una
vez finalizado el proceso de cada una de las etapas (IPP, Juicio y Ejecución).
Estimo que existe durante el proceso secreto de sumario.
El ciudadano podrá también consultar del mismo modo los calendarios de
audiencias, que causas tiene a cargo determinado Juez, etc.
En la Unidad de Mesa General de Entradas y Atención al Público se podrán
evacuar todas las dudas que tenga el ciudadano participante o no de los
procesos judiciales, estas consultas podrían ser personales, vía página web o
telefónicas.
Los medios de comunicación tendrán el mismo acceso.
Los procesos judiciales que eventualmente sean televisados serán informados
previamente a la OGJ para disponer de los medios técnicos necesarios.
Para los profesionales, sería indispensable la implementación de un sistema
informático que permita enviar vía mail los escritos y recepcionar por ej. los
proveídos del mismo modo, lo cual agilizaría el sistema comunicacional.
Los indicadores de gestión serán:
• La cantidad de consultas recepcionadas y contestadas
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• Libro de quejas en la Unidad y en la página web
7. USO DE RECURSOS FINANCIEROS
En primera instancia se deberá armar un presupuesto anual de ingresos y
egresos, el cual servirá de guía permanente para la toma de decisiones. La
base de dicho presupuesto de ingresos serán las transferencias que se recibe
desde la Provincia para el pago de sueldos, cargas sociales y asignaciones
familiares (desconozco qué otros ingresos ordinarios o extraordinarios maneja
la Institución) y en el presupuesto de egresos se podrán detallar por ejemplo:
• Sueldos, cargas sociales y asignaciones familiares, supongo que
existirá personal en planta y fuera de planta, contratados en forma
temporal, profesionales que participan en actos procesales y que los
Tribunales deberán abonar sus honorarios, por ej. Peritos.
• Insumos de librería (el costo de este concepto se verá ampliamente
reducido con la implementación del sistema informático)
• Fotocopias (el costo de este concepto se verá ampliamente reducido
con la implantación del sistema informático y demás herramientas
tecnológicas)
• Insumos Informáticos (el costo de este concepto, si será de
consideración)
• Servicios: electricidad, teléfono, gas, etc (el costo de este concepto
se verá reducido por el menor tránsito de personas por el Tribunal, ya
que la mayor cantidad de información se deberá enviar y recepcionar
vía mail)
• Insumos de las Salas de Audiencias (este concepto se deberá formar
por las necesidades que dispongan las autoridades participantes)
• Servicios de Seguridad (sueldo o adicional )
• Movilidad (gastos de transporte de las personas que esta OGJ deba
trasladar, y de los empleados en ejercicio de sus funciones)
• Servicio de Higiene y Seguridad
El Control Presupuestario sería el elemento de medición principal para que los
servicios de justicia tengan una viabilidad económica positiva.
En segundo lugar y no menos importante la confección de un flujo de fondos
financieros estimado de acuerdo a lo presupuestado para tener liquidez
durante todo el período mensual.
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Ambos deberán ser controlados, es decir medidos con los Estados de
Resultados y Patrimonial, para detectar desvíos, analizarlos y corregir el
presupuesto y el flujo de fondos a fin de que estén siempre actualizados y
flexibilizados para la toma de decisiones e información a los superiores.
En cuanto a la inversión tecnológica que se deberá realizar considero
apropiado que tanto el equipamiento informático (computadoras, scaners,
cámaras fotográficas, central telefónica, etc., más las instalaciones de la red
informática) sean consideradas como activos amortizables en el corto plazo.
En cuanto al mobiliario también deberá ser considerado un activo
amortizable, como las instalaciones generales para la puesta en marcha.
Las prioridades de este proyecto respecto de la aplicación de los recursos
financieros son:
• El equipamiento de las salas de audiencias
• El equipamiento tecnológico
• El diseño, planificación, gestión y control del sistema informático de
gestión
• Programas de capacitación permanente de todas aquellas personas
que operen el sistema
Quiero aclarar se ha evaluado en esta etapa de la propuesta la adquisición de
Sistemas Informáticos que se ofrecen en el mercado con el fin de comparar
costos, como se aclara en el punto 6, existen Sistemas en donde se adquiere
una base de servicio y luego se opera libremente, sin necesidad de invertir en
licencias para ello. La otra posibilidad es que el diseño del sistema lo
desarrolle el DOGJ lo cual no generará un costo extra (en términos dinerarios
pero si de tiempo) en la implementación de esta propuesta, al igual que los
empleados en el área de informática, que deberán ser de planta permanente.
8. GESTION DE PERSONAL
Según el Organigrama propuesto (cabe aclarar que los entegramas describen
puestos de trabajo y funciones, no personas físicas) el DOGJ será el
responsable máximo de la gestión administrativa, tiene a su cargo la
implementación y mantenimiento de la política de gestión establecida en el
art. 49 del Código Procesal Penal de la Pcia. de Santa Fe Ley Nro. 12.724.
Tendrá a su cargo las siguientes áreas:
• SORTEO Y ATENCION A MAGISTRADOS Y FUNCIONARIOS.
Sus tareas serán la de verificar los procesos previos para realizar el
sorteo de los Jueces en las distintas etapas de las causas, además
informará a el o los Jueces sorteados para que ellos acepten o no
participar en el proceso conforme lo dicta la ley. Una vez aceptado, se
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informará al Responsable Jurisdiccional, quien llevará la agenda de
los Jueces. Además estará siempre disponible para cualquier consulta
o pedido de los Magistrados y Funcionarios para gestionarlos.
• RESPONSABLE JURISDICCIONAL tendrá corresponsabilidad con
el DOGJ en la implementación de la política de gestión a quien
responde en forma directa. Tendrá a su cargo dos áreas, el
funcionamiento ensamblado de las mismas harán poner en marcha el
Nuevo Sistema de Gestión Judicial por Audiencias.
- Área de Gestión Administrativa, tendrá a su cargo las
siguientes unidades:
o Unidad de Armado y Gestión de Causas, esta unidad
deberá ir armando el expediente en papel (con 2
objetivos, el primero para tener un ejemplar físico
para el momento de la audiencia, y el segundo como
una forma de seguridad y control), esto significa que
irá imprimiendo todos los movimientos que se
incorporen al expediente más la documentación que
se reciba por mesa de entrada, que deberá scanear
(copia digital) el documento e incorporarlo al
expediente digital para cumplir con el objetivo de que
el mismo este completo. El documento físico se
anexará al expediente físico, si se tratara de objetos
que tienen por destino la Unidad de Efectos
Secuestrados se deberán fotografiar y seguir el
mismo procedimiento.
o Unidad de Sala de Audiencias se encargará de
verificar las disponibilidades y que las mismas estén
preparadas (mobiliario adecuado, limpieza, elementos
informáticos, etc.) para efectuar las distintas
audiencias y actos procedimentales que según la Ley
deberá gestionar la OGJ.
o Unidad de Mesa General de Entradas y Atención al
Público, recepcionará toda la documentación y
elementos que no puedan ser remitidos por vía
electrónica a las distintas reparticiones de los
Tribunales. También recepcionará todas las
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consultas de la comunidad sobre el funcionamiento
de los Tribunales, derivando las mismas a los
sectores correspondientes. Estas consultas pueden
ser personales, telefónicas (0800), vía mail o a través
de la página web.
o Unidad de Efectos Secuestrados (esta unidad la
incorporo en línea funcional por la razón de que si se
necesitara en una audiencia la presencia de efectos
secuestrados esta DOGJ deberá ponerlos a
disposición).
o Unidad de Archivo Papel
- ÁREA DE COMUNICACIONES, se encargará de
recepcionar y despachar las notificaciones y citaciones
solicitadas. Se plantea la posibilidad de que las comisarías
cuenten con un sistema de características sencillas para poder
recibir las citaciones a repartir vía electrónica con lo que le
quedaría a esta repartición la impresión, el plegado y el
reparto de las mismas (se suprimiría el costo del policía que
actualmente realiza la ronda por los juzgados para la
recolección de las mismas y también el costo de traslado
hacia las comisarías). Una vez entregadas las citaciones, la
comisaría deberá remitir vía electrónica un informe
preliminar con los datos de las citaciones entregadas y las que
no se entregaron a fin de evaluar si se continúa con la
audiencia prevista o se cancela ( de esta manera se podría
optimizar el uso de las salas de audiencias y el tiempo de
trabajo de los Magistrados y Funcionarios)
• ÁREA DE COORDINACION tendrá a su cargo:
- Unidad de RRHH que se encargará del reclutamiento y la
capacitación de todos los operarios del sistema, en su caso
podrá desarrollar otras tareas de personal.
La capacitación se deberá diseñar y aplicar en forma de
programa progresivo para que la implementación del sistema
informático sea exitoso (en una primera etapa). En una
segunda etapa se encargará de la mantención de la
capacitación de los operadores existentes o los que se
incorporen con posterioridad.
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- Unidad de Tesorería que se encargará del pago a proveedores,
fondo fijo, etc.
- Unidad de Contaduría que se encargará de la ejecución del
presupuesto, registraciones contables, etc. También del
Mantenimiento del edificio y por último de las Compras e
Insumos, es decir de los pedidos de materiales para el
desarrollo de la actividad del Tribunal.
- Unidad de Informática, que tendrá a su cargo la recepción de
las necesidades por parte de los operadores (en una primera
etapa se deberán realizar entrevistas con los mismos para
conocer sus experiencias y reunir sus sugerencias), la
planificación del equipamiento requerido (elementos
informáticos existentes y que pueden seguir utilizándose y
los que se deben adquirir) y de la implementación en tiempo
y forma de los distintos subsistemas integrantes del sistema
informático de gestión propuesto. Como así también la
gestión permanente, es decir el acompañamiento a todos los
operadores del sistema, recolectando información sobre los
desvíos producidos para el desarrollo inmediato de
instructivos y reuniones con los mismos, siempre en pos de
acercarle al operador una respuesta rápida y segura para que
su trabajo sea eficiente y que las herramientas informáticas no
se conviertan en una complicación para poder cumplir con el
objetivo primario de esta OGJ (optimizar procesos
administrativos seguros) Por último gestionará las estadísticas
de los distintos procesos para la toma de decisiones.
De esta manera el DOGJ podrá realizar un seguimiento de los procesos que
han resultado dificultosos de aprendizaje o implementación, para la
retroalimentación del sistema (corrección) y poder describir los procesos
corregidos y aprobados como una forma de mejora continua tal como se
plantea en los sistemas de gestión de calidad como las Normas ISO 9000.
Este área es de vital importancia ya que esta propuesta se basa en la
digitalización de los expedientes como una respuesta para acortar tiempos de
trabajo (horas hombre, que en vez de estar recibiendo documentación durante
horas para luego clasificarlas, repartirlas y anexarlas a expedientes que luego
irán de mano en mano de acuerdo a las necesidades de cada una de las partes,
deberían a mi entender colaborar y participar, según corresponda, en procesos
más productivos para alcanzar el objetivo principal de los Tribunales),
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disminuir el tránsito de personas dentro del edificio (lo cual impacta en un
menor costo de insumos y mantenimiento) y por último se reducirían los
costos totales de los procesos judiciales, en términos presupuestarios y de
tiempo.
La propuesta contempla que el Responsable Jurisdiccional sea un abogado, y
que la Unidad de Informática este a cargo de un ingeniero en sistemas y
programadores.
Para determinar la cantidad de personas que se necesitarán, se deberá realizar
un análisis de tendencia de las proporciones (se estudiarán las razones
existentes entre niveles de actividad, números de empleados y recursos
financieros disponibles).
La política de reclutamiento, selección y socialización del personal puede ser,
para los puestos
• Operativos: de fuentes internas, es decir, de empleados judiciales que
tengan una amplia predisposición para trabajar en equipo, para rotar
en los distintos puestos (en caso de licencia, ausencias, etc poder
cubrir otros puestos en forma inmediata), para capacitarse en forma
permanente, utilizar toda la tecnología que se le pondrá a disposición
y para resistir evaluaciones de desempeño periódicas.
• Jerárquicos se reclutarán profesionales de fuentes internas y externas
para la posterior selección.
Los horarios de trabajo de la OGJ podrán ser como establece el Ley Orgánica
para los juzgados penales actuales, de 7.00 a 13.00 hs para atención al público
y hasta las 20.00 hs en casos de necesidad, este horario se podría ampliar, bajo
la forma de guardias pasivas las 24 hs. sólo para el DOGJ y Responsable
Jurisdiccional, únicamente se podrán gestionar tareas acordadas previamente
según necesidades.
9. CAPACITACION Y DESARROLLO
El diseño de los programas de capacitación se podrá establecer por grupos de
operadores según las tareas a realizar.
Los del área de gestión administrativa (ver organigrama) deberán capacitarse
para trabajar en todas las unidades, porque rotarán en forma periódica por
ellas (a fin de poder cubrir en forma inmediata imprevistos) y obtendrán así,
un crecimiento personal.
Para los Magistrados y Funcionarios, a su vez se dividirán de acuerdo a sus
funciones en los actos procesales.
Los objetivos de la capacitación permanente son dos:
140
• Optimizar el tiempo de todos los agentes intervinientes en los
procesos judiciales, en un marco de prolijidad y seguridad (la pérdida
de tiempo se traduce en mayores costos económicos y en términos de
desconfianza por parte de la comunidad)
• Que cada uno de los agentes intervinientes (Jueces, Fiscales,
Defensores, etc.) en los distintos estadios de las causas, integren con
su accionar (escritos, providencias, pruebas, etc.) el expediente virtual
con el fin de que cada uno de ellos, según sus funciones, pueda en
forma inmediata y con un bajo costo, trabajar sobre él de manera
eficiente y eficaz.
La capacitación será práctica y teórica y estará a cargo de la Unidad de RRHH
en donde se recepcionarán todas las sugerencias de los operadores.
La capacitación de los operadores será vital para la implementación exitosa
del sistema de gestión informático.
10. USO DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN
En este punto quisiera desarrollar las principales características del Sistema
Informático de Gestión propuesto, el cual deberá permitir la reducción
significativa de los costos en la operatoria de los procesos judiciales que
deberá gestionar la DOGJ, incrementando así la productividad, y permitiendo
la estandarización de criterios y formatos en el manejo de la documentación,
de manera de lograr la estructura necesaria para desarrollar Sistemas de
Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad.
Con la implementación de dicho sistema se deberá lograr:
• Un control ágil y una distribución eficiente de información vital para
la organización.
• Un manejo simple de la gestión de documentos y la mejora de
procesos.
• Un ambiente de trabajo colaborativo y proactivo.
• Centralizar la información y los procesos facilitando su consulta.
• Distribuir sus documentos en forma eficiente ahorrando en recursos.
• Gestionar ágilmente la resolución de problemas en busca de la mejora
continua.
• Asegurar la trazabilidad de todos los documentos y eventos de la
organización.
141
• Contribuir a la obtención y mantenimiento de la certificación del
Sistema de Gestión.
• Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Se deberá poder administrar todos los documentos generados por la
organización para su control, revisión, publicación, actualización y consulta,
organizado por alcances que definen su visualización y disponibilidad. De
esta forma se garantizará que cada usuario registrado tenga acceso a toda la
información requerida en forma eficiente y segura.
Las principales características del Sistema Informático de Gestión propuesto
son:
Diseño centrado en el usuario
• Ajustar al perfil de cada usuario y a su frecuencia de uso
• Permitir crear consultas y almacenarlas para su uso cotidiano.
• Disponibilidad del concepto de documentos favoritos.
• Mostrar documentos en modo interactivo o lectura según el usuario.
Reducción de Costos
• Control o reducción del papel y copias controladas.
• Disponibilidad y uso de la documentación de su área.
• Integración en la comunicación con terceras partes.
• Contribuir a mantener la Certificación del Sistema de Gestión de
Calidad.
Incremento de Productividad
• Trazabilidad de documentos. Registro y seguimiento de eventos
(audiencias).
• Alarmas y Notificaciones de vencimiento vía correo electrónico.
• Automatización de circuitos de Revisión y Distribución de los
documentos.
• Estandarización de circuitos, criterios y formatos.
Planificación e Integración
• Rápido acceso a la información.
• Planificación de Auditorías.
• Gestión proactiva de Vencimientos y Demoras.
Distribución Eficiente
• Acceso centralizado a la información.
• Búsqueda personalizada.
• Notificación vía correo electrónico.
• Control y seguimiento de impresiones.
Despersonalización del Sistema de Gestión de Calidad
142
• Descentralizar e identificar responsables.
• Minimizar la confrontación entre áreas.
• Va más allá de las personas.
Seguridad
• Accesos seguros a la información.
• Visualización por competencias.
• Confiabilidad de su información.
• Resguardo centralizado.
Existen empresas de software destinadas al diseño e implementación de
sistemas informáticos. Creo que en este caso no sería adecuado depender de
una empresa externa por el nivel de información que se maneja. Por este
motivo se propone que la DOGJ pueda diseñar junto con el área de
informática dicho sistema. Como alternativa se encuentra la posibilidad de
poder adquirir en el mercado un sistema de servicio básico, con una
capacitación mínima para los programadores que podrán continuar con el
desarrollo del sistema, en dicho caso no se necesitarían de actualizaciones
permanentes.
143
Anexo I Organigrama
144
Lic. Raquel Alejandra Cassullo
ANEXO 1 - ORGANIGRAMA
COMPRA DE
INSUMOS
MANTENIMIENTO
ARCHIVO
DIGITAL
CONTADURIA
RECLUTAMIENTO
CAPACITACIO
N
TESORERIA R.R.H.H.
UNIDAD DE
EFECTOS
SECUESTRADOS
UNIDAD DE
ARCHIVO EN
PAPEL
ESTADISTICA PLANIFICACIO
N GESTION CONTROL Y
CALIDAD
UNIDAD DE
ARMADO Y
CONTROL DE
CAUSAS
UNIDAD DE
SALA DE
AUDIENCIAS
UNIDAD DE
MESA
GENERAL DE
ENTRADAS
UNIDAD DE
ATENCION AL
PUBLICO
UNIDAD DE
RECEPCION
UNIDAD DE
DESPACHO
AREA DE
COORDINACION
AREA DE GESTION
ADMINISTRATIVA
AREA DE
COMUNICACIONES
AREA DE GUARDA Y
ARCHIVO AREA INFORMATICA
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
DIRECCION DE OFICINA DE
GESTION JUDICIAL
SORTEOS Y
ATENCION A
MAGISTRADOS
SUBDIRECCION
JURISDICCIONAL
` Lic. Raquel Alejandra Cassullo
ANEXO 1 - ORGANIGRAMA
INFORMATICA
MANTENIMIENTO
CONTADURIA
RESPONSABLE
JURISDICCIONAL
SORTEOS Y
ATENCION A
MAGISTRADOS
AREA DE
COORDINACION
UNIDAD DE
RECEPCION
UNIDAD DE
DESPACHO
UNIDAD DE
ARCHIVO EN
PAPEL
AREA DE
COMUNICACIONES
AREA DE GESTION
ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE
ARMADO Y
CONTROL DE
CAUSAS
UNIDAD DE
SALA DE
AUDIENCIAS
UNIDAD DE
MESA GRAL DE
ENTRADAS Y
ATENCION AL
PUBLICO
UNIDAD DE
EFECTOS
SECUESTRADOS
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
DIRECCION DE OFICINA DE
GESTION JUDICIAL
CAPACITACION
TESORERIA R.R.H.H.
RECLUTAMIENTO
COMPRA DE
ESTADISTICA INSUMOS
PLANIFICACION
Y
GESTION
CONTROL Y
CALIDAD
Anexo II Flujograma
147
Lic. Raquel Alejandra Cassullo
Reporte
Sorteo
Notificación
No D
Si No Si
ANEXO 2 - FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE SORTEO PARA DESIGNACIÓN DE JUEZ
RESPONSABLE
FISCALÍA DIRECCIÓN DE GESTIÓN JUDICIAL MAGISTRADOS JURISDICCIONAL
Informe 2
Reporte
2
1
Reporte
1
Notificación 0
Notificación 1 Notificación 0
Informe 0
Informe 0 Notificación 1 Informe 1
Lic. Raquel Alejandra Cassullo
Recepción de correspondencia
de Fiscalía
Clasifica
Informe preliminar
Clasificar
ANEXO 4 - FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO AREA DE COMUNICACIONES
Unidad d Exterior e Recepción Comunicaciones Unidad de Despacho
Citación
Notificación Citación
1
Informe 0
Informe 1
Comprobante
Interno Informe 0
Lic. Raquel Alejandra Cassullo
Reporte
Asignación de Día y Hora
Notificación Notificación Notificación Notificación
ANEXO 3 - FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE SOLOCITUD DE AUDIENCIAS
UNIDAD DE MESA GRAL. DE
ENTRADAS Y ATENCIÓN AL
PÚBLICO
SORTEOS Y ATENCIÓN A
MAGISTRADOS FISCALÍA RESPONSABLE JURISDICCIONAL UNIDAD DE ARMADO Y
CONTROL DE CAUSAS
UNIDAD DE SALA DE
AUDIENCIAS
Informe 1
Recibo 0
Recibo 0
Recibo 0
Recibo 0
Notificación 4
4
3
2
1
Recibo 1
Notificación 0
1
Recibo 0
Notificación 0 Recibo 0
Notificación 0
Notificación 4
Reporte Notificación 1 Notificación 2 Notificación 3
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 1 Recibo 0
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 2 Recibo 0
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 3 Recibo 0
1 1
Informe 0 Reporte 0
Informe 0
Lic. Raquel Alejandra Cassullo
Reporte
Asignación de Día y Hora
Notificación Notificación Notificación Notificación
ANEXO 3 - FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE SOLOCITUD DE AUDIENCIAS
UNIDAD DE ATENCIÓN AL
PÚBLICO
SORTEOS Y ATENCIÓN A
MAGISTRADOS FISCALÍA SUBDIRECCIÓN JURISDICCIONAL UNIDAD DE ARMADO Y
CONTROL DE CAUSAS
UNIDAD DE SALA DE
AUDIENCIAS
Informe 1
Recibo 0
Recibo 0
Recibo 0
Recibo 0
Notificación 4
4
3
2
1
Recibo 1
Notificación 0
1
Recibo 0
Notificación 0 Recibo 0
Notificación 0
Notificación 4
Reporte Notificación 1 Notificación 2 Notificación 3
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 1 Recibo 0
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 2 Recibo 0
Recibo 1
1
Recibo 0
Notificación 3 Recibo 0
1 1
Informe 0 Reporte 0
Informe 0
Anexo III Sistema de sorteos
152
SISTEMA DE SORTEO DE JUECES
Juez 1 J1
Juez 2 J2
Juez 3 J3
Juez … J …
Juez n J n
CLASIFICACION DE DELITOS
Tipo de Delito Pena Máxima en años Categoría de delito
Delito 1 50
Delito 2 30
Delito 3 30
Delito 4 25
Delito … …
Delito … …
Delito X X
Delito X + 1 18
Delito X + 2 15
Delito … 13
Delito Y 12
Delito Y + 1 10
Delito Y + 2 8
Delito … …
Delito … 0,5
Delito n 0,25
Delito A
Delito C
Delito B
MATRIZ DE SORTEO DE JUECES
VARIABLES DE LA MATRIZ DE SORTEO Juez 1 Juez 2 Juez 3 Juez … Juez n
Cantidad total de casos asignados sin resolución 120 200 50 … 100
Cantidad de casos asignados de la misma categoría 0 4 3 … 2
Ponderación de casos asignados - Pena máxima 1200 3000 1000 … 1300
Otras variables … … … … … …
Habilitación para recibir el caso (Licencias / IPP) SI SI SI … NO
RESULTADO DEL SORTEO
Juez 1 70%
Juez 3 25%
Juez 2 5%
Juez … 0%
Juez n 0%
CLASIFICACION DE DELITOS
Tipo de Delito Pena MáximC ate goría de delito
Delito 1 50
Delito 2 30
Delito 3 25
Delito … …
Delito X X
Delito X + 1 18
Delito … 13
Delito Y 12
Delito Y + 1 10
Delito n 0,25
MATRIZ DE SORTEO DE JUECES
VARIABLES DE LA MATRIZ DE SORTEO Juez 1 Juez 2 Juez 3 Juez … Juez n
Cantidad total de casos asignados sin resolución 100 95 80 … 115
Cantidad de casos asignados de la misma categoría 0 4 3 … 2
Ponderación de casos asignados - Pena máxima 1500 1850 1700 … 2000
Otras variables … … … … … …
Habilitación para recibir el caso (Licencias / etc.) SI SI SI … NO
Delito A
Delito B
Delito C
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